檔案托管業(yè)務(wù)（個人檔案托管業(yè)務(wù)）

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個人檔案托管業(yè)務(wù)是一種服務(wù)，旨在幫助客戶安全地存儲和管理他們的私人文件、文檔和記錄。這種服務(wù)通常由專業(yè)的檔案保管機構(gòu)提供，以確保這些敏感信息的安全和隱私得到保護。個人檔案托管業(yè)務(wù)的主要目的是確保客戶的個人資料不會因為意外丟失、損壞或被未經(jīng)授權(quán)的人訪問而受損。這種服務(wù)還可以幫助客戶在需要時輕松獲取他們的文件，例如在法律訴訟、職業(yè)發(fā)展或退休規(guī)劃等情況下。個人檔案托管業(yè)務(wù)為個人提供了一個安全可靠的存儲解決方案，有助于保護他們的個人信息并確保其長期可用性。

一、檔案托管業(yè)務(wù)的含義

檔案托管業(yè)務(wù)是指將個人檔案或職工檔案交由特定機構(gòu)或部門進行管理和保存的過程。個人檔案包含個人基本信息、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等內(nèi)容；職工檔案是企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。

二、檔案托管業(yè)務(wù)的適用對象

大學(xué)畢業(yè)生
- 對于已就業(yè)的畢業(yè)生，檔案由學(xué)校根據(jù)就業(yè)單位和相關(guān)要求轉(zhuǎn)至畢業(yè)生工作單位所在地的檔案管理部門，轉(zhuǎn)移依據(jù)是報到證。畢業(yè)生到達工作單位后，將報到證交給檔案管理部門，檔案隨之轉(zhuǎn)移。大多數(shù)畢業(yè)生檔案會在7月中下旬由學(xué)校學(xué)生處發(fā)出，畢業(yè)生要及時查看是否托管完成。
- 未落實工作單位的畢業(yè)生，有多種檔案處理方式。若辦理了人事代理合同或者同意轉(zhuǎn)到省高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心，可以選擇將檔案轉(zhuǎn)交給人事代理機構(gòu)管理；也可向?qū)W校申請暫時存放檔案，學(xué)校一般保管兩年，兩年后需轉(zhuǎn)出，否則送回戶籍所在地人才中心；已辦理相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，檔案將由學(xué)校檔案室根據(jù)要求移交至入學(xué)前注冊地的就業(yè)管理部門或人才中心，省內(nèi)畢業(yè)生轉(zhuǎn)交給地級畢業(yè)生就業(yè)管理部門，省外畢業(yè)生轉(zhuǎn)交給省級畢業(yè)生就業(yè)管理部門，部分省份可能還有其他要求。
企業(yè)職工：企業(yè)把職工檔案轉(zhuǎn)交由就業(yè)代理或人才交流中心代為管理。
其他人群：如濟南市的個人檔案托管業(yè)務(wù)，針對剛畢業(yè)的市內(nèi)以及市外的大學(xué)生、失業(yè)后暫時沒找到工作的人群，以及選擇創(chuàng)業(yè)或者出國深造的人群也可進行檔案托管。

三、檔案托管業(yè)務(wù)的辦理

（一）個人辦理檔案托管

檔案在個人手中或無檔案管理權(quán)單位保存的情況
- 應(yīng)憑就業(yè)報到證先到當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬人才服務(wù)機構(gòu)補辦有關(guān)手續(xù)，完善檔案材料，然后再將檔案移交到人才市場，及時辦理人事代理和檔案托管相關(guān)證明。托管檔案可能收取費用，畢業(yè)生畢業(yè)兩年內(nèi)檔案掛靠免費，兩年后需到人才中心繳交托管費。
檔案不知去向的情況
- 可查找相關(guān)管理部門下屬檔案室的電話，告知接待人員畢業(yè)學(xué)校和畢業(yè)年份進行查詢。另外，參加工作前最后一個學(xué)校的相關(guān)部門、原戶籍所在地的人事部門、第一家用人單位等地方通常與檔案去向有關(guān)，也可在這些地方詢問。
濟南市個人檔案托管辦理（以濟南市為例）
- 所需材料：本人的個人履歷、畢業(yè)證、學(xué)位證、報到證、就業(yè)協(xié)議書、《委托保存人事檔案協(xié)議書》、本人的身份證件（均需提供復(fù)印件，委托他人辦理還需提供委托書和相應(yīng)證件復(fù)印件）。
- 辦理方式
  - 省內(nèi)院校高校畢業(yè)生畢業(yè)時已在我省落實就業(yè)單位并手續(xù)完備，用人單位不具有檔案管理權(quán)限且未辦理檔案集中托管，或自主創(chuàng)業(yè)、自由職業(yè)的高校畢業(yè)生，可由畢業(yè)生自主選擇將個人檔案派送回戶籍地、入學(xué)前戶籍所在地就業(yè)、創(chuàng)業(yè)所在地的區(qū)縣公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)辦理托管。
  - 省外院校畢業(yè)生檔案由市級公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)進行接收，完成信息審核后，轉(zhuǎn)遞至各區(qū)縣公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)。
  - 針對失業(yè)的職工代理，帶好失業(yè)登記表，填好《人力資源和社會保障事務(wù)代理合同書》后，到人社局的失業(yè)科辦理提檔事宜，然后到勞動力管理科填寫《靈活就業(yè)人員增加繳納社會保障費明細(xì)表》。

（二）企業(yè)委托代管職工檔案

企業(yè)提供材料：單位錄用人員登記備案手續(xù)、檔案代管人員的《就業(yè)失業(yè)登記證》或《就業(yè)登記證》（勞動手冊）、身份證復(fù)印件等相關(guān)材料。
代管方職責(zé)（以某代管機構(gòu)為例）
- 負(fù)責(zé)做好檔案資料的收集、補充和管理。
- 根據(jù)企業(yè)需要，負(fù)責(zé)為其提供或出具相關(guān)檔案證明材料。
- 在委托代管檔案的職工到達退休年齡時，代報批退休、提前退休、病退、審核連續(xù)工齡、領(lǐng)取《職工退休養(yǎng)老證》以及退休后應(yīng)享受的待遇等手續(xù)。

四、檔案托管的作用

（一）對個人的作用

個人檔案是一個人經(jīng)歷的憑證、依據(jù)和參考，如是否加入中國共產(chǎn)黨、工作能力、個人品德等情況都能從檔案記錄中體現(xiàn)。如果檔案保管不合理，可能影響評干、保留干部身份；工作調(diào)動時，不完善的檔案會帶來麻煩；通過公務(wù)員招考后，確認(rèn)身份環(huán)節(jié)也需要個人檔案。
對于大學(xué)畢業(yè)生，如果檔案沒有經(jīng)過正規(guī)托管機構(gòu)的認(rèn)定，工齡無論多少都會記為零。在存放期間，如果與人才服務(wù)部門簽訂代理協(xié)議，服務(wù)部門會對檔案進行“維護”，替畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級、代繳社保、評定職稱等服務(wù)。